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Rechnungen per E-Mail, Fax oder Web-Download zulässig
Elektronisch übermittelte Rechnungen waren bis 2011 gegenüber den klassischen Rechnungen auf Originalpapier nicht gleichgestellt. Die rechtssichere Gleichstellung ist damit eigentlich seit Jahren ein alter Hut.
Wir greifen das Thema hier im Sinne einer notwendigen Bürokratie-Vermeidung und Steuervereinfachung dennoch auf, weil die veralteten Restriktionen offenbar immer noch in den Köpfen einiger Betroffener und sogar bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern herumgeistern.
Auf Anfrage hat die Pressesprecherin des Ministeriums für Finanzen Baden-Württemberg FiskusLeaks die bundesweit gültige Regelung des UstG wie folgt erläutert:
"Nachdem in der Vergangenheit auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur bei Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer Übermittlung über elektronischen Datenaustausch (EDI) anerkannt wurden - Papier- und elektronische Rechnungen ab 1. Juli 2011 umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind (§ 14 Abs. 1 UStG).
Rechnungen können somit sowohl in Papierform als auch – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, per Computer-Fax oder per Web-Download übermittelt werden.
Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Dies kann bei elektronischen Rechnungen, für die keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, oder die nicht über elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wurden, durch einen Abgleich der Rechnung mit den Zahlungsverpflichtungen des Rechnungsempfängers erfolgen (vgl. BMF-Schreiben vom 2.7.2012, BStBl I 2012, 726).
Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre lang aufzubewahren. Elektronisch übermittelte Rechnungen sind nach den Aufbewahrungs-Grundsätzen (§ 147 AO, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450) auf einem Datenträger zu speichern, der während des gesamten Aufbewahrungszeitraums Änderungen nicht mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein.
Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach den allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellunglast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen (Abschnitt 14b.1 Abs. 10 UStAE)."
Lange Postwege und Mehrarbeit vermeiden
Rechnungssteller und Rechnungsempfänger können damit also bei sachlich korrektem Rechnungsinhalt entspannt bleiben und für zu bearbeitende Vorgänge den einfachsten, billigsten bzw. schnellsten Weg der Datenübermittlung wählen.
Dass solch eine Banalität nach Jahren immer noch zu vermeidbarer Mehrarbeit führt hat übrigens nur einen Grund: Unser Steuersystem ist derart überfrachtet mit tausenden von Detailregeln, dass selbst Profis wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nicht mehr alles wissen oder sich merken können. Das gilt zugleich und grundsätzlich leider auch für Finanzbeamte und Finanzrichter - mit teilweise sehr destruktiven Folgen. alb
